Privacy verklaring

Privacyverklaring RallyControl

Algemene informatie

 

Stichting RallyControl, gevestigd aan de Pimpernelweg 42, 8042 MR Zwolle is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Het doel van de stichting RallyControl is gedefinieerd in de Statuten. De stichting RallyControl, hierna te noemen RallyControl, is in 2014 opgericht en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 60786191.

RallyControl kan niet functioneren zonder (persoons-)gegevens. Het gaat uitsluitend om (persoons-) gegevens die nodig zijn voor bereiken van het doel van RallyControl. Op RallyControl rust de verplichting om deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen. In deze Privacyverklaring is op hoofdlijnen beschreven wat wij daarvoor doen.

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

 

Contactgegevens

https://www.rallycontrol.nl | Pimpernelweg 42, 8042 MR Zwolle | Tel: (06) 34418992
J. Jongman is de Functionaris Gegevensbescherming van RallyControl.

 

Verzamelen van persoonsgegevens

Alle gegevens aan RallyControl worden uitsluitend vrijwillig verstrekt door bezoekers van de website. Dit kan plaatsvinden via de inschrijfformulieren op de website, via het algemene contactformulier op de website of in een email- of schriftelijk bericht aan het bestuur of het secretariaat. RallyControl gebruikt geen (persoons-)gegevens die zijn verzameld uit andere bronnen.

Op de website zijn verschillende invulformulieren beschikbaar. De daarin gevraagde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waartoe het formulier dient. Dit doel staat op het formulier vermeld.

Bij het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waren al veel gegevens in het bezit van RallyControl. Deze gegevens zijn vrijwillig verstrekt en het doel waarvoor ze worden gebruikt - de activiteiten van RallyControl - is bekend bij de verstrekkers.

 

Welke gegevens worden verzameld

De volgende gegevens worden verzameld en in de administratie verwerkt:

·         Initialen

·         Roepnaam

·         Achternaam

·         Adres

·         Postcode

·         Woonplaats

·         Geboortedatum

·         Geslacht

·         Mobiel telefoonnummer

·         E-mailadres

 

 

 

Doel van gegevens

RallyControl kan de gegevens die worden verzameld gebruiken voor de volgende doeleinden:

·         Het organiseren van evenementen van RallyControl. Tot evenementen worden gerekend wedstrijden, bijeenkomsten, 

        voorlichtingen, cursussen, opleidingen, beurzen e.d.

·         Het maken van deelnemerslijsten ten behoeve van een evenement.

·         Het verzenden van facturen.

·         Het (incidenteel) versturen van andere berichten of e-mails die betrekking hebben op een evenement.

·         Het genereren van managementinformatie voor de bestuurlijke werkzaamheden van RallyControl.

·         Het aanleggen en bijhouden van een historisch archief van RallyControl.

.         Het publiceren van een uitslag na afloop van een rit.

         Het publiceren van uitslagen op rally georiënterende website's (bv RallyControl, RallyNewes ed)

 

Gebruik van gegevens

Gegevens die aan RallyControl zijn verstrekt worden gebruikt door:

·         de voorzitter;

·         de penningmeester;

·         de secretaris.

 

Gegevens verstrekken aan derden

Gegevens die aan RallyControl zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven.

          Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel:

·         Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken.

·         NAW bestanden aan een drukker voor het versturen van een gedrukt medium.

·         Uitsluitend de noodzakelijke gegevens aan mede organisatoren van evenementen voor o.a. inzet en taakverdeling. 

         Uitsluitend de noodzakelijke gegevens voor de verzekeringen tijdens de evenementen

·         NAW gegevens aan dienstverleners die worden ingeschakeld ter ondersteuning van het de werkzaamheden van het bestuur en door het bestuur aangestelde functionarissen, zoals   een bank, een administratiekantoor of een accountant.

 

Aanpassing van persoonsgegevens

Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft eenieder recht op inzage van en rectificatie of wissing van zijn persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraaghaarheid. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via emailadres jaaprallycontrol@gmail.com

Op andere wijze doorgegeven wijzigingen (b.v. telefonisch, d.m.v. berichtenapps, via social media e.d.) zullen niet worden verwerkt.

Ieder verzoek daartoe dient te worden vergezeld van een kopie van een geldig identiteitsbewijs, waarop u uw handtekening heeft gezet en onder vermelding van het adres waarop er met u contact kan worden opgenomen. Maak in deze kopie de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. Binnen 1 maand na het ingediende verzoek, krijgt u antwoord op uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal van de verzoeken kan deze termijn indien nodig met 2 maanden worden verlengd.

 

Bewaren van gegevens

RallyControl beheert een historisch archief met gegevens over RallyControl en haar activiteiten (b.v. deelnamelijsten aan evenementen). Dit archief is bedoeld voor het vastleggen van de geschiedenis van RallyControl en draagt in belangrijke mate bij aan het doel van RallyControl. Verzamelde gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is.

Desgevraagd kan door middel van het algemene contactformulier op de website een verzoek worden ingediend om gegevens te verwijderen. RallyControl zal dit in een redelijke termijn en naar vermogen doen. Een verzoek tot het verwijderen van alle gegevens betekent dat de deelnemer niet meer is op genomen in de historische overzichten en dat RallyControl de deelnemer niet meer kan informeren over toekomstige activiteiten. De lijsten en andere overzichten met gegevens die in het verleden zijn verspreid, m.n. in hardcopy, vallen buiten de invloedssfeer van RallyControl.

 

Beheer website

De website rallycontrol.nl staat onder beheer van RallyControl. De website maakt gebruik van (functionele) cookies.

 

Beveiliging

De gegevens die aan RallyControl heeft verstrekt, worden in een fysiek en digitaal beveiligde omgeving opgeslagen. Deze gegevens worden altijd in digitale vorm en indien nodig als hardcopy opgeslagen. De gegevens die uit de administratie worden verzamelt voor de hierboven genoemde doeleinden worden met de grootste zorgvuldigheid gebruikt. Als de gegevens digitaal worden verwerkt op ICT-apparatuur dan is deze met gangbare en up-to-date antivirus software beveiligd. Gegevens op papier worden eveneens op een veilige manier opgeslagen en gebruikt. De uit de administratie verstrekte gegevens bevatten vertrouwelijke gegevens en worden vernietigd zodra deze geen waarde meer hebben voor het gebruiksdoel.

RallyControl neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er twijfel bestaat dat gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via jaaprallycontrol@gmail.com.

 

Datalekken

Bij het opslaan en verwerken van gegevens kan het ondanks de betrachte zorgvuldigheid voorkomen dat gegevens verloren gaan of in handen komen van anderen. Een dergelijk datalek kan niet volledig worden uitgesloten. Als een datalek wordt vermoed of vastgesteld zal het bestuur (c.q. de secretaris) direct worden geïnformeerd. Daarbij zal het bestuur direct een onderzoek starten om de impact van het datalek te kunnen bepalen en worden passende maatregelen getroffen om schadelijke gevolgen te beperken. In voorkomend geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens worden geïnformeerd.

 

Vragen

Bezoekers van onze website kunnen met vragen over onze Privacyverklaring terecht bij RallyControl door gebruik te maken van het op deze site beschikbare algemene contactformulier of door een schriftelijke vraag aan het secretariaat.

Wijzigingen

De Privacyverklaring is beschikbaar op de website en kan desgevraagd in hardcopy worden verstrekt. RallyControl is gerechtigd de inhoud van de Privacyverklaring te wijzigen. De wijzigingen zullen in een jaarlijks overleg  binnen het bestuur worden geaccordeerd.